コラム

英語での会議を成功させるポイントとは？

英語を社内公用語にしている企業も珍しくなくなり、さらなるグローバル化が進む中、社内での会議はもとより、オンライン会議システム等を利用し、海外拠点と英語で会議を実施している企業が急増しています。そこで今回は、英語での会議を成功に導くために、準備から進め方、役立つフレーズなどをご紹介します。

日本人は英語での会議が苦手？

明日は英語での会議があるというだけで、憂鬱に思う日本人は少なくありません。外国人とのコミュニケーションに加え、日本人同士でも英語で話さなければいけないという2重のプレッシャーとの闘いです。では、英語での会議がなぜ苦手なのか、日本人の性格の特徴から考えてみましょう。

完璧主義

正しい文章できちんと話さなければ
自分の考えをちゃんとまとめてから話さなければ
参加者が納得するような意見を言わなければ
日本人の同僚に自分の英語を聞かれたくない

自己主張・自己表現が苦手

自分の意見が言えない
相手の意見に反論できない
白黒つけず曖昧にしたい

礼儀正しい

他の人が発言している時に割り込めない
こんな質問をしたら失礼かな
他の人を尊重するあまり発言するタイミングがつかめない
こんなことを言ったら悪いかな

シャイ

アイコンタクトがとれない
相手の意見が聞き取れなくても聞き返せない
相手の意見が分からなくても質問できない

これらの苦手意識と英語そのものに対する不安感で、以下のような結果を招いてしまいます。

①理解があやふやなまま「Yes」を連発する
②一言も発言できないまま会議が終了
③途中で集中力が途切れ内容を見失う
④伝えたいことの半分も言えないまま会議が終了

このように、会議で発言できないまま終了してしまうケースが多発しています。無口な参加者は、外国人の目には「会議に参加してる意味はあるの？」と映ってしまいます。「出席」ではなく「参加」することを意識しましょう。ボソボソと小さな声や自信のなさそうな表情での発言は、相手にネガティブな印象を与えます。また、日本人同士でのヒソヒソ話も外国人には印象が良くありません。会議の目的は、上手な英語で話すことではなく、必要な情報を得ることや意見交換をすることです。また、会議後の具体的なアクションプランを決めることはさらに重要です。

英語での会議を成功させるポイント

前述のような失敗をしないためには、まず周到な準備で臨むことが大切です。会議のアジェンダが届いたら次のような準備をしておきましょう。この準備をすることで、会議への不安感が軽減され、自信を持って参加できるようになります。

①議題について自分の意見をまとめる
②説明が難しそうであれば資料を作成し事前に送る
③想定される質問やそれに対する回答を準備する
④準備した意見や想定問答を声に出して何度も練習する

特に④の「英語を声に出す」ことが最も重要です。どんなに素晴らしい意見を持っていても、相手に伝わらなければ意味がありません。ネイティブのような発音を目指す必要はありません。日頃から英語を声に出す練習をすることで、大きな声で話すことができるようになります。完璧な英語よりも相手に伝えようとする気持ちと、間違いを恐れないハートの強さを持ちましょう。また、メンタルブロックを取り除くためには場数を踏むことです。「万全の準備」と「慣れ」が英語での会議を成功に導いてくれるはずです。

会議の進め方と使える英語のフレーズ

企業によって色々な進め方がありますが、基本的な流れは以下の通りです。

①Introduction

場面	フレーズ
挨拶と紹介	Hello, everyone. Thank you for your time today. Let me introduce... （進行役:facilitator、書記:minute taker、タイムキーパー:time keeper、参加者:attendees）
会議の目的アジェンダの確認	We are here today to discuss... The agenda for this meeting is as follows: First,... / Then,... / Finally,...
前回の会議からの進捗状況確認	Let me give you an update for...

②Body

場面	フレーズ
アジェンダに沿ったディスカッションと質疑応答	Let’s start with the first item on agenda.
積極的に発言し議論に参加	意見を求める What do you think? I’d like to hear your opinion. 発言する May I say something? / May I cut in here? May I interrupt you for a moment? 賛成する I agree with you on that point. I share your opinion. 反対する I’m afraid I can’t agree with you. That’s not what I meant.
疑問に思ったことはその場で質問し解決	質問する What exactly do you mean? Could you give me an example? 回答後の確認 Does that answer your question? Does that make sense to you? 確認する Can I just clarify what you’ve said? I’m not sure I understand. Do you mean...?

場面

フレーズ

アジェンダに沿った
ディスカッションと質疑応答

Let’s start with the first item on agenda.

積極的に発言し議論に参加

意見を求める

What do you think?
I’d like to hear your opinion.

発言する

May I say something? / May I cut in here?
May I interrupt you for a moment?

賛成する

I agree with you on that point.
I share your opinion.

反対する

I’m afraid I can’t agree with you.
That’s not what I meant.

疑問に思ったことは
その場で質問し解決

質問する

What exactly do you mean?
Could you give me an example?

回答後の確認

Does that answer your question?
Does that make sense to you?

確認する

Can I just clarify what you’ve said?
I’m not sure I understand. Do you mean...?

③Closing

場面	フレーズ
アジェンダに沿ったディスカッションと質疑応答	Let’s start with the first item on agenda.
積極的に発言し議論に参加	意見を求める What do you think? I’d like to hear your opinion. 発言する May I say something? / May I cut in here? May I interrupt you for a moment? 賛成する I agree with you on that point. I share your opinion. 反対する I’m afraid I can’t agree with you. That’s not what I meant.
会議内容の確認（誰がいつまでに何をするのか）	Is there any other business? Let’s wrap up the meeting. Let me sum up the main points, first... Thank you for your contributions.

場面